Cahier de rappel : obligatoire pour tous les établissements ?

Femme masqué dans un commerce de détail
"Le cahier de rappel, une solution mise en place lors du 1er déconfinement pour les restaurants afin accélérer la prise de contact avec les visiteurs sera-t-elle déployée dans tous les établissements?"

Un cahier de rappel, à quoi ça sert ?

Lors du 1er déconfinement en octobre 2020, le gouvernement français a désigné des zones d’alerte obligeant, au regard du contexte et pour permettre un sortie de crise des plus sereine et sécurisée, la mise en place d’un cahier de rappel pour les restaurants, les bars et les établissements de restauration. Cet outil a pour objectif de pouvoir contacter rapidement les clients de ces établissements en cas de détection de cas COVID19 pour agir vite et stopper la propagation du virus. Cette decision consiste en la collecte d’informations personnelles (Nom, Prénom et N° de téléphone) dans un cahier dit cahier de rappel, collecte très encadrée par la CNIL Ces informations sont destinées aux autorités sanitaires pour, le cas échéant, contacter les personnes susceptibles d’avoir été en contact avec une personne identifiée comme porteuse du virus. Cette mesure, obligatoire, participe au triptyque Tester – Identifier – Protéger.

Ce que dit la CNIL le 7 octobre 2020 au sujet du cahier de rappel : « L’ouverture de certains établissements situés dans les zones d’alerte maximale dépend dorénavant du respect d’un protocole sanitaire renforcé. Il comprend notamment la tenue d’un « cahier de rappel » des clients, qui conditionnera leur accès à l’établissement. Ce « cahier » est destiné à collecter les coordonnées des clients présents dans le restaurant, la cafétéria ou l’établissement de restauration rapide, afin de les tenir à disposition des autorités de sanitaires en cas de contamination de l’un des clients.

Ce « cahier de rappel », qu’il s’agisse d’un registre / cahier « papier » ou non (ex : formulaire en ligne, QR code, etc.), constitue un traitement de données personnelles soumis à la réglementation (RGPD et loi Informatique et Libertés). »

Quelles sont les contraintes du cahier de rappel ?

Plusieurs contraintes on été identifiées sur la mise en place du cahier de rappel papier :

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  • le respect du RGPD : la collecte d’informations personnelles reste très encadrée par la CNIL et il n’est pas toujours simple, sur un cahier papier, de respecter ces contraintes
  • le respect des mesures sanitaires : mettre à disposition un cahier papier, un stylo utilisé par d’autres visiteurs… complique la mise en place d’un cahier de rappel papier dans les meilleures conditions
  • la responsabilité portée par les collaborateurs et les chefs des établissements : les cahier de rappel sont laissés à la responsabilité des établissements. Ils doivent donc être stocké, mis en totale confidentialité… une responsabilité supplémentaire pas toujours simple à respecter…
  • la perte de temps pour les collaborateurs de l’établissements : cette nouvelle charge qui sort des habitudes d’un restaurateur nécessite une organisation nouvelle et contraignante souvent chronophage et qui peut nécessiter la mobilisation d’une personne spécifique
  • des tensions possibles avec les clients : même si cette mesure n’est pas initiée par les restaurateurs eux-même, certains clients pourraient na pas avoir envie de remplir le cahier de rappel et les collaborateurs de l’établissement pourraient alors être confronté à quelques tensions…

 

Que dit la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/covid-19-et-les-cahiers-de-rappel-les-recommandations-de-la-cnil

« Les établissements mettant en place ces « cahiers de rappel » doivent respecter les principes suivants :

  1. Collecter uniquement les données nécessaires

Pour les « cahiers de rappel », les données à collecter doivent se limiter à l’identité de la personne (nom/prénom) ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de téléphone) : il est interdit de collecter davantage de données.

A noter :

  • Lors de la collecte des données, le restaurateur ne peut pas procéder à un contrôle d’identité de la personne, par exemple en demandant de produire une pièce justificative.
  • L’établissement doit renseigner la date et l’heure d’arrivée du client afin de pouvoir identifier ceux concernés par une enquête sanitaire et déterminer le point de départ de la conservation des fiches (14 jours)
  1. Limiter l’utilisation des données à la seule transmission aux autorités sanitaires

Les informations collectées dans les « cahiers de rappel » doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des « cas contacts », lorsque les  autorités sanitaires en font la demande : agents des CPAM, de la CNAM, de l’ARS. Toute autre utilisation (ex : inviter les clients à une soirée à thème, faire des promotions sur les menus proposés, transmettre les données à des partenaires commerciaux, envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients, etc.) est strictement interdite.

  1. Informer les clients

Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données.

Cette information doit être délivrée au moment de la collecte de ses données, et sous un format facilement accessible (ex : une mention d’information intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.).

Cette mention d’information doit être claire, précise et simple. Elle devra comprendre :

  • l’identité et les coordonnées de l’établissement ;
  • l’objectif de la collecte des données (faciliter le traçage des « cas contacts par les autorités sanitaires) ;
  • la durée de conservation des données (14 jours) ;
  • les droits dont dispose la personne concernée (notamment le droit d’accès et de rectification) ;
  • les éventuels destinataires, et en particulier à quelles autorités sanitaires pourraient être transmises ces données au cas où une infection à la COVID-19 serait détectée.

Pour vous aider, la CNIL met à votre disposition un exemple de modèle de document, avec les mentions d’information nécessaires.

  1. Une durée de conservation limitée

Les données collectées dans le « cahier de rappel » devront être détruites au bout de 14 jours, conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, quelle que soit leur modalité de collecte (formulaire papier, formulaire en ligne, QR code, etc.).

  1. Sécuriser les données

Le restaurateur devra assurer la confidentialité des données collectées sur ses clients : il ne s’agit pas que chacun ait accès aux coordonnées de l’ensemble des clients présents au même moment que lui !

  • Pour un « cahier de rappel » au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter, par le restaurateur lui-même, les informations. Le « cahier de rappel » doit être conservé dans un lieu sécurisé (ex : armoire ou pièce fermée à clef etc.) et ne pas être laissé à la vue de tous les clients.
  • Pour les autres types de « cahier de rappel » (ex : QR code, formulaire en ligne, etc.), une attention particulière devra être apportée aux points suivants :
    • sécuriser l’accès au système d’information utilisé avec un mot de passe « robuste » ;
    • ne pas stocker les données collectées sur des matériels non sécurisés (ex : clé USB).

Qu’il s’agisse d’un « cahier de rappel » papier ou non, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles et consultées par l’ensemble du personnel de l’établissement, mais uniquement à des personnes spécifiquement identifiées (ex : le gérant de l’établissement). »

Existe-t-il un cahier de rappel 100% digital ?

Cahier de RappelLors du 1er déconfinement, dès la mise en place du cahier de rappel, certains acteurs du monde de la restauration se sont mobilisés pour développer, dans la continuité des menus digitaux, le cahier de rappel digital. Le principe est simple : mise en place d’un QR Code qui permet, en le scannant avec un simple smartphone, d’enregistrer ses coordonnées sur un cahier de rappel digital. Ces outils ont été développé principalement par des éditeurs de logiciels de gestion pour les restaurants et ont été mis à disposition pour les clients de ces éditeurs. D’autres acteurs ont également développé des outils, toujours exclusivement pour le monde de la restauration.

Ces solutions modernes lèvent un grand nombre de contraintes évoquées plus hauts et ont permis de donner au cahier de rappel un vrai sens à son usage. Pour autant, sur les différents tests que nous avons pu faire, la majorité d’entre-elles ne respectaient pas le RGPD (exploitation des données pour un usage marketing, demande d’informations complémentaires obligatoires pour valider les informations, support de publicité, stockage des informations non sécurisé…). Il convient donc, avant de s’engager, de bien vérifier si les règles RGPD sont respectées, au risque d’être sanctionné par la CNIL…

La solution française Scan To Check a été développée dans le respect STRICT des règles fixées par le législateur et la CNIL, spécifiquement sur le cahier de rappel. Elle permet de soulager le chef d’établissement et les collaborateurs de TOUTES les contraintes du cahier de rappel papier, en toute sécurité, simplicité et facilité!

Est-il obligatoire pour tous les établissements ?

Pendant la 1ère période de déconfinement en France, seuls les restaurants, les bars et les établissements de restauration étaient concernés par cette mesure qui, pour autant, semble utile dans l’intérêt général.

Aujourd’hui, aucun autre établissement n’est concerné par la mise en place obligatoire d’un cahier de rappel. Pour autant, cet outil de prévention et de lutte contre la propagation de la pandémie complète parfaitement les mesures sanitaires mises en place par le législateur. Il pourrait par exemple être mis à disposition des visiteurs, des clients dans TOUS les établissements recevant du public pour à la fois participer activement à la dimension Contact Tracing du triptyque et améliorer les images de marques des enseignes. Certain secteurs d’activités sont d’ailleurs aujourd’hui plus sensibles et mériteraient de mettre à disposition des visiteurs un cahier de rappel 100% digital : EHPAD, établissements de santé, salons de coiffure… L’application #TousAntiCovid a prévu d’intégrer un outil pour scanner les QR Code dans le cadre du cahier de rappel, mais la aussi exclusivement pour les restaurants et les salles de sports, dans la préparation du prochain déconfinement…

En plus des établissements déjà ouverts à ce jour, la mise en place d’une solution plus universelles permettrait à certains secteurs d’ouvrir les établissements plus rapidement en toute sécurité comme les cinémas, les théâtres, les musées, les salles de sport…

ScanToCheck est la seule solution française, 100% digitale et 100% compatible avec le RGPD disponible aujourd’hui sur le marché pour l’ensemble des ERP.

 

Scan To Check : c'est pour qui ?

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